عند إطلاق مشروع جديد
لتحديد من يجب إشراكه أو إبلاغه أو إدارة توقعاته منذ البداية.
قبل تحميل النموذج، ستجد في هذه الصفحة شرحًا مبسطًا يساعدك على فهم سجل أصحاب المصلحة، ولماذا لا يكفي أن نكتب أسماء الجهات فقط. الهدف أن تعرف من يؤثر في المشروع، من يتأثر به، وكيف تتواصل مع كل طرف بطريقة مناسبة.
سجل أصحاب المصلحة هو وثيقة عملية تساعدك على تحديد الأطراف التي لها علاقة بالمشروع أو الخطة أو المبادرة. هذه الأطراف قد تكون داخلية مثل الإدارة العليا والفريق المنفذ، أو خارجية مثل العملاء والموردين والجهات التنظيمية والشركاء.
قيمة السجل لا تتوقف عند حصر الأسماء. الأهم هو فهم مستوى تأثير كل طرف، ودرجة اهتمامه، وموقفه الحالي، وما الذي يحتاج إلى معرفته، وكيف يجب التواصل معه حتى لا يتحول ضعف التواصل إلى عائق أثناء التنفيذ.
يستخدم النموذج في كل عمل يحتاج إلى تنسيق بين أطراف متعددة أو قد يتأثر بقرارات وتوقعات مختلفة.
لتحديد من يجب إشراكه أو إبلاغه أو إدارة توقعاته منذ البداية.
لفهم الجهات التي تؤثر في تنفيذ الإجراءات أو تعتمد عليها المخرجات.
لمعرفة مصادر المقاومة المحتملة وتحديد طريقة التعامل معها.
لتحديث المواقف والمخاطر وخطة التواصل حسب تطور المشروع.
التصنيف يساعدك على تحديد درجة الاهتمام المطلوبة لكل طرف بدل التعامل مع الجميع بالطريقة نفسها.
| التصنيف | ماذا يعني؟ | أسلوب التعامل المقترح |
|---|---|---|
| تأثير عالٍ + اهتمام عالٍ | طرف مهم جدًا لنجاح المشروع ومهتم بتفاصيله. | إدارة عن قرب وتواصل مستمر. |
| تأثير عالٍ + اهتمام منخفض | قد يؤثر في المشروع، لكنه لا يتابع التفاصيل يوميًا. | إبقاؤه راضيًا وتزويده بمعلومات مختصرة. |
| تأثير منخفض + اهتمام عالٍ | يهتم بالمشروع لكنه لا يملك تأثيرًا كبيرًا على القرار. | إبقاؤه مطلعًا وإشراكه عند الحاجة. |
| تأثير منخفض + اهتمام منخفض | تأثيره محدود واهتمامه بالمشروع منخفض. | متابعة عامة دون استنزاف وقت الفريق. |
هذه النقاط تجعل السجل أداة متابعة حقيقية، وليس مجرد جدول أسماء.
قد يكون صاحب المصلحة فردًا أو فريقًا أو جهة داعمة أو جهة متأثرة بالنتائج.
اكتب هل هو ممول، منفذ، مستفيد، داعم، جهة اعتماد، مورد، أو جهة رقابية.
الموقف قد يتغير من داعم إلى محايد أو مقاوم إذا ضعفت التوقعات أو التواصل.
لا يكفي أن تعرف أصحاب المصلحة. يجب أن تحدد ماذا سترسل لهم، ومتى، ومن المسؤول.
بعض المخاطر لا تأتي من ضعف التنفيذ، بل من ضعف التوقعات أو غياب المعلومات.
صاحب التأثير العالي يحتاج رسائل مختلفة عن الطرف الذي يحتاج فقط إلى الاطلاع العام.
تم تصميم النموذج ليكون بسيطًا، لكنه يغطي أهم عناصر إدارة أصحاب المصلحة.
اسم المشروع أو المبادرة، الجهة، تاريخ الإعداد، معد السجل، وفترة المراجعة.
حصر الأطراف الداخلية والخارجية مع العلاقة بالمشروع ومستوى التأثير والاهتمام.
تصنيف أصحاب المصلحة حسب التأثير والاهتمام لاختيار أسلوب التعامل المناسب.
تحديد احتياجات كل طرف، توقعاته، مخاوفه، وما يجب توضيحه له.
تحديد الرسالة، القناة، الدورية، والمسؤول عن التواصل مع كل طرف.
توثيق المخاطر المرتبطة بأصحاب المصلحة وإجراءات المتابعة والاعتماد.
يناسب مديري المشاريع، مسؤولي التخطيط، فرق المبادرات، فرق إدارة التغيير، والاستشاريين الذين يحتاجون إلى طريقة منظمة لفهم الأطراف المؤثرة في تنفيذ الخطة أو المشروع.
إذا كنت تعمل على مشروع أو مبادرة وتحتاج إلى تنظيم أصحاب المصلحة، التواصل، المخاطر، والتقارير، يمكنك طلب استشارة لمراجعة نموذج الإدارة والمتابعة.
احجز استشارة