أثناء إعداد الخطة التشغيلية
لتحديد ما قد يمنع تنفيذ الإجراءات في الوقت أو بالجودة المطلوبة.
سجل المخاطر يساعدك على عدم الاكتفاء بذكر المشاكل المتوقعة، بل توثيقها وتقييمها وتحديد الإجراء والمسؤول وتاريخ المتابعة.
سجل المخاطر هو جدول عملي يجمع المخاطر التي قد تؤثر على مشروع أو خطة أو خدمة. لا يهدف السجل إلى التخويف من التنفيذ، بل إلى جعل الفريق مستعدًا قبل وقوع المشكلة.
كل خطر يجب أن يكون له وصف واضح، سبب محتمل، أثر متوقع، مستوى أهمية، إجراء مقترح، ومسؤول متابعة. بهذه الطريقة يتحول الخطر من عبارة عامة إلى بند قابل للإدارة.
استخدمه في أي عمل توجد فيه احتمالات تأخير أو تكلفة أو ضعف جودة أو تعارض أصحاب مصلحة.
لتحديد ما قد يمنع تنفيذ الإجراءات في الوقت أو بالجودة المطلوبة.
لتوثيق المخاطر قبل أن تتحول إلى مشاكل فعلية.
لفهم الأسباب المحتملة ووضع إجراءات متابعة واضحة.
لتحديث حالة المخاطر المفتوحة واتخاذ قرارات عملية.
السجل الجيد لا يكون طويلًا بالضرورة، بل واضحًا وقابلًا للمتابعة.
| الحيلة | التطبيق العملي |
|---|---|
| اكتب الخطر كحدث محتمل | بدل “ضعف الموارد”، اكتب “قد يتأخر التنفيذ بسبب نقص الموارد”. |
| فرّق بين السبب والخطر والأثر | السبب: نقص الموظفين. الخطر: تأخر التنفيذ. الأثر: انخفاض نسبة الإنجاز. |
| لا تترك الخطر دون مالك | كل خطر يحتاج مسؤول متابعة، حتى لو كان العلاج يتطلب أكثر من طرف. |
| راجع المخاطر العالية أولًا | لا تضيّع الاجتماع في مخاطر منخفضة بينما توجد مخاطر عالية مفتوحة. |
يمكن لاحقًا تحويل السجل إلى نظام أوسع لإدارة المخاطر وربطه بالخطة التشغيلية أو مؤشرات الأداء.