أثناء التدقيق الداخلي
عند رصد حالة لا تتوافق مع بند أو إجراء أو سجل مطلوب.
مورد مجاني قابل للتحميل
نموذج تقرير عدم مطابقة
هذا النموذج يساعدك على توثيق حالة عدم مطابقة واحدة بشكل تفصيلي، بدل الاكتفاء بتسجيلها داخل سجل عام. يمكن استخدامه أثناء التدقيق الداخلي، التدقيق الخارجي، مراجعة التشغيل، أو عند ظهور شكوى أو ملاحظة مؤثرة.
قبل أن تستخدم النموذج
ما المقصود بتقرير عدم المطابقة؟
تقرير عدم المطابقة هو وثيقة تفصيلية تستخدم لتسجيل حالة محددة لا تتوافق مع متطلب معتمد، سواء كان هذا المتطلب بندًا في معيار ISO، أو إجراءً داخليًا، أو شرطًا تعاقديًا، أو متطلبًا نظاميًا.
يختلف هذا التقرير عن سجل عدم المطابقة. السجل يستخدم لمتابعة عدة حالات في مكان واحد، أما التقرير فيعطي مساحة أوسع لتوثيق حالة واحدة وتحليلها وربطها بالدليل والإجراء التصحيحي وقرار الإغلاق.
متى تستخدم هذا التقرير؟
يستخدم التقرير عندما تحتاج حالة عدم المطابقة إلى توثيق أوضح من مجرد صف داخل سجل عام.
بعد شكوى أو ملاحظة تشغيلية
عندما تكشف الشكوى عن خلل يحتاج تحليلًا وإجراءً تصحيحيًا.
عند تكرار المشكلة
إذا تكررت نفس الحالة، فالتقرير يساعد على فهم السبب الجذري لا العرض فقط.
قبل إغلاق الحالة
لتوثيق الإجراء المنفذ والتحقق من فاعليته قبل الاعتماد.
الفرق بين السجل والتقرير
استخدام كل وثيقة في مكانها الصحيح يجعل نظام الجودة أوضح وأسهل في المتابعة.
| الوثيقة | الغرض الأساسي | متى تستخدم؟ |
|---|---|---|
| سجل عدم المطابقة | متابعة عدة حالات في جدول واحد. | عند الحاجة إلى حصر الحالات وحالتها العامة. |
| تقرير عدم المطابقة | توثيق حالة واحدة بتفصيل أكبر. | عندما تحتاج الحالة إلى دليل وتحليل وإجراء وإغلاق موثق. |
| سجل الإجراءات التصحيحية | متابعة الإجراءات الناتجة عن عدة ملاحظات. | بعد تحديد الإجراءات المطلوبة ومتابعة فاعليتها. |
حيل عملية لكتابة تقرير عدم مطابقة جيد
التقرير الجيد لا يضخم المشكلة، لكنه يصفها بدقة ويربطها بالدليل والمتطلب.
اكتب الحالة لا الانطباع
لا تكتب أن التطبيق ضعيف فقط. اكتب ما الذي تم رصده تحديدًا، وأين، ومتى.
اربط الحالة بمتطلب واضح
عدم المطابقة تحتاج متطلبًا مرجعيًا. قد يكون بند ISO، إجراء داخلي، عقدًا، أو سياسة.
وثق الدليل
اذكر السجل، الصورة، المقابلة، التقرير، أو العينة التي تثبت وجود الحالة.
لا تقف عند الإجراء الفوري
الإجراء الفوري يعالج الأثر مؤقتًا، أما الإجراء التصحيحي فيمنع التكرار.
تحقق من الفاعلية
لا تغلق الحالة لمجرد تنفيذ الإجراء. تأكد أن السبب عولج وأن الحالة لم تتكرر.
اجعل الإغلاق قرارًا موثقًا
يجب أن يعرف القارئ لماذا تم إغلاق التقرير، ومن اعتمد الإغلاق، وعلى أي أساس.
محتويات النموذج
تم تصميم النموذج ليغطي دورة عدم المطابقة من الرصد إلى الإغلاق.
بيانات التقرير
رقم التقرير، مصدر عدم المطابقة، العملية المرتبطة، ومعد التقرير.
وصف الحالة
عنوان الحالة، نوعها، أهميتها، تاريخ الرصد، وحالتها الحالية.
المرجع والدليل
تحديد المتطلب غير المستوفى، والأدلة أو المرفقات التي تدعم الحالة.
الأثر والإجراء الفوري
تحليل أثر الحالة على الجودة أو العميل أو التشغيل، وتوثيق الاحتواء عند الحاجة.
السبب والإجراء التصحيحي
تحليل السبب الجذري وتحديد الإجراء التصحيحي والمسؤول وتاريخ الاستحقاق.
التحقق والإغلاق
طريقة التحقق من الفاعلية، نتيجة التحقق، قرار الإغلاق، والاعتمادات.
لمن يناسب هذا النموذج؟
يناسب مسؤولي الجودة، المدققين الداخليين، مدراء العمليات، فرق التحسين، والجهات التي تطبق أو تستعد لتطبيق نظام إدارة الجودة ISO 9001.
هل تحتاج دعمًا في بناء نظام الجودة؟
يمكن استخدام هذا النموذج كنقطة بداية، ثم تطويره ضمن نظام متكامل يشمل التدقيق، عدم المطابقة، الإجراءات التصحيحية، ومراجعة الإدارة.
احجز استشارة
ملاحظة:
هذا النموذج مجاني ومبسط. يمكن تطويره لاحقًا ليتوافق مع إجراءات الجهة، مستويات تصنيف عدم المطابقة، وصلاحيات الاعتماد والإغلاق.