بعد التدقيق الداخلي
لتوثيق عدم المطابقة وربطها بالبند أو الإجراء محل التدقيق.
مورد مجاني قابل للتحميل
نموذج سجل عدم المطابقة
يساعدك هذا النموذج على توثيق حالة عدم المطابقة من لحظة رصدها حتى إغلاقها، مع تحديد المتطلب المرتبط، الدليل، الأثر، الإجراء الفوري، السبب الجذري، الإجراء التصحيحي والتحقق من الفاعلية.
قيمة قبل التحميل
ما هو سجل عدم المطابقة؟
سجل عدم المطابقة هو وثيقة تستخدم لتوثيق الحالة التي لا يتوافق فيها التطبيق الفعلي مع متطلب محدد. قد يكون المتطلب بندًا من معيار ISO، أو إجراءً داخليًا، أو شرطًا تعاقديًا، أو متطلبًا نظاميًا.
أهمية السجل لا تكمن في رصد الخطأ فقط، بل في ربط الحالة بدليل واضح، وتحليل سببها، ووضع إجراء تصحيحي يمنع تكرارها، ثم التحقق من أن الإجراء كان فعالًا قبل الإغلاق.
متى تستخدم هذا السجل؟
استخدمه كلما ظهرت حالة تحتاج توثيقًا رسميًا وتحليلًا ومعالجة، وليس فقط ملاحظة عابرة.
بعد شكوى أو ملاحظة تشغيلية
عندما تكشف الشكوى عن خلل في تطبيق إجراء أو ضعف في الرقابة.
عند تكرار المشكلة
إذا تكررت الملاحظة أكثر من مرة، فالسجل يساعد على الانتقال من المعالجة السطحية إلى السبب الجذري.
قبل الإغلاق الرسمي
للتأكد من أن الإجراء التصحيحي تم تنفيذه والتحقق من فاعليته.
حيل عملية لتوثيق عدم المطابقة
الصياغة الدقيقة تساعد على علاج الحالة بدل الدخول في نقاشات غير مفيدة حول معناها.
| الحيلة | التطبيق العملي |
|---|---|
| اربط الحالة بمتطلب محدد | لا تكتب “ضعف التوثيق” فقط، بل اذكر الإجراء أو البند أو المتطلب غير المطبق. |
| اكتب الدليل كما رُصد | الدليل قد يكون سجلًا غير مكتمل، وثيقة غير محدثة، مقابلة، عينة، أو غياب اعتماد. |
| فرّق بين التصحيح والإجراء التصحيحي | التصحيح يعالج الحالة الحالية، أما الإجراء التصحيحي فيعالج السبب لمنع التكرار. |
| لا تغلق الحالة دون تحقق | الإغلاق يجب أن يستند إلى دليل على أن الإجراء تم وأنه فعال. |
محتويات النموذج
تم تصميم النموذج ليغطي دورة عدم المطابقة من الرصد إلى الإغلاق.
بيانات الحالة
رقم الحالة، مصدرها، العملية المرتبطة، نوع عدم المطابقة ودرجة الأهمية.
الوصف والدليل
وصف ما تم رصده، المتطلب غير الملتزم به، والدليل أو الشاهد المرتبط بالحالة.
الأثر والإجراء الفوري
تحديد الأثر المحتمل والإجراء الفوري إن كان مطلوبًا قبل تحليل السبب.
تحليل السبب الجذري
أسئلة تساعد على الوصول إلى السبب الحقيقي وليس الاكتفاء بالسبب المباشر.
الإجراء التصحيحي
تحديد الإجراء، المسؤول، المدة، الموارد والحالة.
التحقق والإغلاق
طريقة التحقق من الفاعلية، نتيجة التحقق، وقرار الإغلاق النهائي.
هل تحتاج نظام جودة أكثر تنظيمًا؟
ابدأ بتوثيق عدم المطابقة بشكل صحيح.
يمكن ربط هذا السجل بخطة التدقيق الداخلي، قائمة تحقق ISO 9001، وسجل الإجراءات التصحيحية لبناء دورة تحسين متكاملة.