ليس دائمًا عبء العمل ما يُرهق الموظفين… أحيانًا يكون نقص الوضوح
حين يصبح الغموض مصدرًا للإرهاق
يُعتقد كثيرًا أن الموظفين يشعرون بالإرهاق لأن لديهم حجمًا كبيرًا من العمل.
لكن الحقيقة أن كمية العمل ليست دائمًا هي العامل الأكثر إنهاكًا.
أحيانًا يكون السبب هو:
- عدم معرفة ما هي الأولوية الحقيقية.
- تلقي تعليمات متعارضة من أكثر من جهة.
- حضور اجتماعات لا تنتهي بقرار واضح.
- إعادة تنفيذ نفس العمل لأن التوقعات تغيّرت.
- تحمّل مسؤولية نتيجة دون امتلاك الصلاحية المناسبة.
- عدم وضوح من يقرر، ومن ينفذ، ومن يجب استشارته.
- العمل تحت ضغط الاستعجال في موضوعات كان يمكن توقعها مسبقًا.
يمكن للموظف أن يتقبّل فترة ضغط عمل مرتفعة عندما يفهم إلى أين تتجه المؤسسة، ولماذا، وما المتوقع منه تحديدًا.
لكن حتى عبء العمل المعقول قد يصبح مرهقًا عندما يصاحبه ارتباك دائم.
وضوح المسؤوليات والقرارات
وهنا تظهر أهمية التنظيم والحوكمة.
فالسياسة التنظيمية الواضحة لا تهدف فقط إلى توثيق القواعد والإجراءات.
بل يجب أن تساعد العاملين على فهم:
- من المسؤول عن ماذا؟
- من يملك حق اتخاذ القرار؟
- من يجب استشارته قبل القرار؟
- من يكفي أن يكون على علم؟
- أين تبدأ مسؤولية كل شخص وأين تنتهي؟
مصفوفة RACI: أربعة أدوار واضحة
هنا يمكن لأدوات بسيطة مثل مصفوفة RACI أن تُحدث فرقًا واضحًا:
- R — Responsible: من ينفذ العمل؟
- A — Accountable: من يتحمل المسؤولية النهائية ويتخذ القرار؟
- C — Consulted: من يجب استشارته؟
- I — Informed: من يجب إعلامه؟
قد تبدو هذه الأسئلة بسيطة جدًا.
لكن كم من التوترات، والاجتماعات غير الضرورية، وتكرار الأعمال، والتأخير في الإنجاز، يحدث فقط لأن هذه الأسئلة الأربعة لم يتم تحديدها بوضوح؟
خلق وضوح تنظيمي
من وجهة نظري، إحدى المسؤوليات الأساسية للإدارة ليست فقط مراقبة العمل.
بل خلق وضوح تنظيمي يساعد الفريق على العمل بثقة وفعالية.
- وضوح في الأهداف.
- وضوح في الأولويات.
- وضوح في المسؤوليات.
- وضوح في آليات اتخاذ القرار.
الحوكمة الجيدة لا يجب أن تعقّد العمل.
بل يجب أن تجعل كل شخص يعرف ما المطلوب منه، ومع من يعمل، وإلى أين تمتد مسؤوليته.
وأحيانًا، يبدأ تحسين أداء الفريق ببساطة من إزالة جزء من الغموض.
سؤال للتأمل
في تجربتك، ما الذي يُرهق الفرق أكثر: كثرة العمل، أم غياب الوضوح في المسؤوليات والقرارات؟