1. Trier
Séparer l’utile de l’inutile : anciens formulaires, doublons, versions obsolètes, dossiers qui ne servent plus au travail courant.
Module 3 sur 6
Organiser le travail avec 5S
5S transforme l’ordre en méthode de travail durable, dans les espaces physiques comme dans les outils numériques.
2. Ranger
Mettre les éléments nécessaires à un emplacement logique : noms de fichiers cohérents, dossiers lisibles, modèles partagés, canal unique pour certains types de demandes.
3. Nettoyer
Supprimer la confusion visible ou numérique : boîte mail saturée, listes non mises à jour, liens cassés, fichiers temporaires et outils inutilisés.
4. Standardiser
Transformer la bonne pratique en règle commune : modèle de compte rendu, checklist, structure de dossier ou procédure courte.
5. Maintenir
Prévoir une revue régulière et des responsabilités claires pour éviter le retour progressif au désordre.
Avant / après
Avant 5S, les demandes arrivent par plusieurs canaux, les fichiers portent des noms variables et les réunions commencent par la recherche de la bonne version. Après 5S, le canal est défini, le modèle est connu, le dossier est stable et le suivi est partagé.
Erreurs fréquentes
- Confondre rangement esthétique et réduction réelle des erreurs.
- Organiser le poste d’une personne sans standard d’équipe.
- Créer trop de dossiers et rendre la recherche plus difficile.
- Oublier la revue régulière qui maintient le système vivant.
Checklist rapide
- Peut-on trouver l’information en moins d’une minute ?
- Existe-t-il une seule version officielle du modèle ?
- Chaque membre sait-il où déposer une nouvelle demande ?
- Une revue périodique retire-t-elle l’ancien et le doublon ?
Exercice pratique
Choisissez un dossier partagé ou une boîte mail. Triez, rangez, nettoyez, standardisez les noms puis planifiez une revue courte pour maintenir l’amélioration.