Le manque de clarté fatigue parfois plus que la charge de travail

Quand la confusion épuise

On pense souvent que les collaborateurs sont fatigués parce qu’ils ont trop de travail.

Mais ce n’est pas toujours la quantité de travail qui épuise le plus.

C’est parfois…

• Ne pas savoir exactement ce qui est prioritaire.
• Recevoir des instructions contradictoires.
• Participer à des réunions sans décision claire.
• Refaire un travail parce que les attentes ont changé.
• Être responsable d’un résultat sans avoir l’autorité nécessaire.
• Ne pas savoir clairement qui décide, qui exécute ou qui doit être consulté.
• Travailler dans l’urgence sur des sujets qui auraient pu être anticipés.

Un collaborateur peut accepter une période de forte charge lorsqu’il comprend où l’on va, pourquoi on y va et ce que l’on attend de lui.

À l’inverse, même une charge de travail raisonnable peut devenir épuisante lorsqu’elle s’accompagne d’une confusion permanente.

Clarifier les responsabilités

Et c’est ici que l’organisation et la gouvernance prennent tout leur sens.

Une politique organisationnelle claire ne sert pas uniquement à formaliser des règles.

Elle doit permettre aux collaborateurs de comprendre :

• Qui est responsable de quoi ?
• Qui peut prendre la décision ?
• Qui doit être consulté ?
• Qui doit simplement être informé ?
• Où commence et où s’arrête la responsabilité de chacun ?

La matrice RACI : quatre rôles à définir

Des outils simples comme la matrice RACI peuvent alors faire une réelle différence :

• R — Responsible : qui réalise le travail ?
• A — Accountable : qui assume la responsabilité finale et décide ?
• C — Consulted : qui doit être consulté ?
• I — Informed : qui doit être informé ?

Cela peut paraître très simple.

Mais combien de tensions, de réunions inutiles, de doublons et de retards viennent simplement du fait que ces quatre questions n’ont jamais été clairement définies ?

Créer de la clarté organisationnelle

Pour moi, l’une des responsabilités essentielles du management n’est donc pas seulement de contrôler le travail.

C’est de créer de la clarté organisationnelle.

• Clarté des objectifs.
• Clarté des priorités.
• Clarté des responsabilités.
• Clarté des processus de décision.

Une bonne gouvernance ne doit pas compliquer le travail.

Elle doit, au contraire, permettre à chacun de savoir ce qu’il doit faire, avec qui, et jusqu’où va sa responsabilité.

Et parfois, améliorer la performance d’une équipe commence simplement par enlever un peu de confusion.